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10 Gastos administrativos que debes evitar al crear empresa


Existen ciertos gastos administrativos que son necesarios en un negocio, sin embargo, existen otras maneras de malgastar tu dinero que debes evitar al momento de crear tu empresa

Si en este momento te encuentras emprendiendo un negocio, dando los primeros pasos con tu idea, es importante que aprendas a identificar aquellos gastos que parecen importantes en un comienzo, pero que realmente no aportan un mayor valor en la etapa que se encuentra tu emprendimiento.

¿Por qué es importante identificarlos? Porque estos gastos administrativos innecesarios al momento de emprender, sumado a la falta de experiencia y a la cantidad de ofertas que te prometen la fórmula éxito empresarial, se convierten en la mezcla perfecta para el fracaso.

La necesidad de vender una imagen de éxito:

Con seguridad has escuchado frases de vendedores que te dicen que, «con este software tu ventas incrementarán en tanto por ciento; con esta publicidad miles de clientes te conocerán; o necesitas una oficina para tu empresa, y esta puede servirte…»

Si importar la idea de negocio que estás emprendiendo, bien sea un negocio físico o digital, la impaciencia por tener un aspecto profesional, y las ganas de triunfar te pueden llevar a incurrir en gastos administrativos innecesarios al momento de crear tu empresa.

Personalmente cometí estos errores con mi publicación digital, en mi afán de que pareciera un negocio exitoso asumí gastos administrativos que eran innecesarios, tomé decisiones sin antes haberme asesorado, y finalmente terminaron siendo errores que me costaron dinero. Espero que tú, que estás empezando a emprender, aprendas de mis errores y utilices de manera más inteligente tu dinero.

Así que antes de mostrarte los gastos administrativos innecesarios, recuerda lo que planteó Arturo Adasme Vasquez, el hombre inteligente aprende de sus propios errores, el sabio aprende de los errores de los demás.

Empiezo con el error que más dinero me ha costado. No estoy diciendo que tener un logo sea un gasto administrativo innecesario, estoy diciendo que invertir cientos o miles de dólares en un diseño tipográfico, para un negocio que no sabes si será rentable o no, y que apenas estás empezando, sea la decisión más acertada.

Me gustaría ser bastante claro: no estoy diciendo que una buena estrategia de marca sea innecesaria, o que esta no juegue un punto importante en un negocio.

Lo que sí creo es que muchos jóvenes emprendedores gastan meses y meses diseñando algo bonito, dejando de lado la ejecución del negocio, lo cual es lo realmente importante.

En mi caso, yo no escuché este sabio consejo, e invertí, no solo una, ni dos, sino tres veces en el diseño de un logo buscando tener una apariencia más profesional.

¿Qué aprendí con esto? Que los posibles clientes no cierran negocios contigo porque tengas un logo bonito, sino por tu capacidad de solucionar un problema y agregarles valor de una diferente.

Así que enfócate en lo importante que es conseguir clientes, y busca tener tus costos y gastos administrativos lo más ligeros posibles.

Empieza con algo sencillo, considera utilizar plataformas como Fiverr o 99Design, o busca hacer intercambios de servicios con amigos diseñadores, a quienes les puedes ofrecer tu producto o servicio. Más adelante, con un flujo de facturación, invierte en una buena estrategia de marca.

2. Oficinas y espacios costosos:

¿Cómo te sueñas tu negocio? En mi caso visualizaba mi emprendimiento en marcha, con oficinas bonitas, llenas de MacBooks y espacios creativos, algo parecido a las oficinas de Google.

No hay nada de malo soñar, aspirar a lograrlo y trabajar por ello, pero al momento de aprender cómo emprender un negocio, deberías centrarte en lo más importante: Facturar, mover tu caja registradora y alcanzar la rentabilidad lo más rápido posible.

Tu definición de éxito empresarial:

En lo personal, creo que una oficina bonita no es sinónimo de éxito empresarial, sino uno de estos gasos administrativos que se debe evitar. Una oficina bonita puede impresionar a tus clientes, pero no cerrará negocios por ti.

Además, si apenas estás comenzando esta no debe ser tu prioridad ya que hay otros aspectos más importantes a la hora de crear tu empresa que la decoración de tu lugar de trabajo. O dime, ¿de qué te sirve un espacio bonito que no genera ingresos para sostenerse?

Si estas emprendiendo solo, como es mi caso donde aprendí cómo ganar dinero por Internet, menos todavía. No hay necesidad de una oficina espaciosa y lujosa que satisfaga tu buen gusto, si no estás facturando y generando ingresos que sostengan esto.

Si tienes un equipo de trabajo, busca un espacio modesto que tenga las condiciones mínimas para trabajar cómodamente. Por ejemplo, puedes trabajar en la casa de uno de los socios, en un garaje o alquilando un espacio de coworking donde hay varios negocios en un solo lugar.

En muchas ciudades, los gobiernos locales ofrecen espacios muy económicos para emprendedores en etapas iniciales, esta es otra opción viable.

3. Diseño y creación de página web:

En la actualidad todos los negocios, por no decir que la mayoría, necesitan tener presencia en la web; una presencia digital incluye un sitio web, crear un blog y algunas redes sociales.

Hasta ahí todo va muy bien, como emprendedores entendemos esta necesidad y sabemos que es algo que debemos hacer. El problema es cuando pagamos miles de dólares a una agencia digital o persona particular para que te diseñen y pongan en funcionamiento tu presencia digital.

El problema con este tipo de gastos administrativos elevados es que, en primer lugar, son grandes sumas de dinero, y si bien los valen, esto no significa que tú tengas esos recursos para invertirlos de esta manera.

Y segundo, y más grave aun, estás dejando lado una grandísima oportunidad para aprender de los negocios digitales, de cómo crear un sitio web y aprender a editarlo.

Crear una página web por tu propia cuenta:

No necesitas ser un programador experto para crear tu sitio web, y con herramientas tan sencillas como Bluehost, que te regalan el domino por la compra de un servicio de hosting bastante económico, y encima te ofrecen todo el servicio de soporte y asistencia 24 horas de los 7 días de la semana, puedes hacerlo por tu propia cuenta.

Para crear tu sitio web puedes empezar con un blog, agregando tu información de contacto, el catálogo de tus productos y con aquellos datos importantes que tus clientes necesitan conocer.

Si estás interesado en este tema, he creado un ebook De Cero a Blog donde te explico cómo crear una publicación digital desde cero.

4. Contratando empleados innecesarios:

Contratar personas que no necesitas, porque quieres sentir que tu negocio está creciendo, es uno de los peores errores de un emprendedor que se cometen con frecuencia.

Cuando creces tu equipo de trabajo con esta finalidad, no solo le estás quitando flexibilidad a tu negocio, sino que te responsabiliza de pagar un salario con todas sus prestaciones a una persona mes a mes, cuando apenas estás comenzando a facturar.

Más bien, al momento de buscar los socios para tu negocio, asegúrate de sea interdisciplinario y cada uno aporte diferentes conocimientos y recursos al negocio; en el caso de que lo estés haciendo solo, existen alternativas más económicas en un comienzo como la tercerización de servicios.

Esta solución en un comienzo te permitirá ahorrar dinero, ya que estarás cubriendo las necesidades básicas de tu negocio. Cuando te toque contratar a tus primeros empleados, asegúrate que tu crecimiento se base en las ventas y no en lo que imaginas que vas a crecer.

Finalmente considera otras opciones de pago para tu equipo de trabajo, tales como ofrecer un porcentaje de tu negocio, una parte de las utilidades, o por servicio prestado.

5. Gurús o programas de éxito:

Déjame hacerte esta pregunta, ¿en serio crees que los emprendedores exitosos gastaron su dinero en programas que enseñan “la fórmula secreta del éxito”?

Por favor, no gastes tu dinero, y mucho menos tu tiempo, en cosas que te prometen el éxito de la noche a la mañana. Aquí te dejo tres razones para no hacerlo:

  1. No existe una fórmula secreta para lograr el éxito de la noche a la mañana.
  2. Como emprendedor, no tienes tiempo para perder.
  3. Si existiera, no creo que alguien regale su fórmula así de fácil.

Personalmente creo que la fórmula para lograr el éxito de la noche a la mañana se ha convertido en un producto muy rentable para esas personas que lo ofrecen, y no para quienes lo compran.

Si estás considerando comprar alguno de estos cursos, me gustaría que te preguntaras, ¿crees que Mark Zuckerberg se suscribió a un curso de éxito o le pagó a un gurú “sabelotodo” para tener éxito en su compañía?

¿Crees que esto también lo hicieron empresarios exitosos como Steve Jobs, Elon Musk y Jeff Bezos? Lo dudo mucho, y espero que tú también.

Lo que sí hicieron estas personas exitosas fue trabajar duro, esforzarse, pensar diferente y tener una perspectiva amplia del problema que resolvieron. Así que no gastes tu dinero en fórmulas secretas para llegar a la cima, ya que esta fórmula no existe.

6. Malgastar tu tiempo en redes sociales:

Los gastos administrativos no solo están asociados con el recurso dinero, sino también con el tiempo que malgastas en actividades que no contribuyen a la rentabilidad de tu negocio.

En el caso de las redes sociales, está bien buscar motivación e inspiración, y más cuando estás emprendiendo y tienes que tomar decisiones complejas. De hecho, hay frases motivadoras que te inspiran a intentarlo nuevamente, contenidos que te levantan del suelo y te motivan a intentarlo nuevamente.

No obstante, una cosa es motivarte y otra muy distinta es gastar tu dinero y tiempo en cursos que, “por tan solo $100 dólares”, te enseñan cómo ganar dinero en automático, viajar por el mundo, construyendo un imperio empresarial.

Pregúntate, ¿quién te lo está diciendo? ¿qué ha hecho en la vida esa persona para tener la autoridad de enseñarte a cómo ser un emprendedor?

La cantidad de seguidores no es un indicador de éxito financiero:

No estoy diciendo que esté mal seguir cuentas que te llenan el espíritu de ganas de ser exitoso, pero pasar de ahí, a pagarle a una cuenta que publica imágenes bonitas de carros lujosos y joyas, cómo crear una empresa exitosa, es muy diferente.

Tener seguidores no es sinónimo de que estás triunfando en el mundo real, y prueba de esto es que puedes salir y comprar miles de seguidores por unos cuántos dólares.

Lo más triste, a mi modo de ver, es que estas cuentas pintan una realidad sesgada del emprendimiento, con unos cuantos carros deportivos, playas en el caribe y un reloj de 20.000 mil dólares… Para mí esto no es el emprendimiento. O al menos, no es el emprendimiento visto bajo un panorama completo.

Aquellos que están emprendiendo, que están viviendo la creación de su empresa en carne propia saben a lo que me refiero. En mi caso, no tengo tiempo para perder viendo imágenes que me enseñan el poder de los ingresos pasivos ya que tengo que enfocarme en generar contenido y emprender con mi publicación digital.

Mi invitación es a que utilices sabiamente tu tiempo, a que destines una o dos horas al día, máximo, para inspirarte y luego seguir haciendo lo que verdaderamente importa. Y por último, pregúntate siempre quién es, y qué ha hecho, la persona que te está vendiendo sus productos.

7. Planear indefinidamente:

¿Cuántos gastos administrativos están relacionados con la parálisis por tanto análisis? Yo lo he vivido, y he sentido las consecuencias de este problema que ha hecho que tantos negocios fracasen, o peor aun, que nunca salgan a la luz.

Aquí tienes unos síntomas que indican que tú también lo estás sufriendo y que necesitas hacer algo al respecto:

  • Te la pasas todo el día considerando posibles escenarios en tu negocio.
  • Quieres tener todo bajo control para poder empezar.
  • No confías en las aptitudes de los demás y quieres hacerlo todo.
  • Llevas meses realizando tu plan de negocio.
  • Estás esperando el momento perfecto para ejecutar.

Creo que somos muchos los que hemos pasado por esto; queremos que todo marche a la perfección para poder emprender y ser exitosos, sin embargo, la realidad es que lo único que estamos haciendo es perder tiempo y dejar pasar oportunidades de negocio que tenemos en la actualidad.

Entonces, partiendo de esto, te invito a que dejes de esperar, las estrellas nunca se alinearán para que puedas empezar, nunca encontrarás el momento perfecto. Empieza hoy.

8. Deudas para comprar maquinaria:

Si bien las máquinas no son gastos administrativos innecesarios, porque estas son necesarias para el desarrollo de un negocio, comprar maquinaria que no se necesita, no tiene sentido.

Lo digo porque conozco muchos casos de emprendedores que no han empezado a facturar, y ya están buscando préstamos para negocios para comprar maquinaria que no necesitan inicialmente.

¿Sabes para qué sirve la maquinaria en una empresa que no tiene ventas? Para una cosa: depreciarse.

Tus ventas deben requerir la maquinaria:

La maquinaria se convierte en gastos administrativos innecesarios cuando pensamos que, por tener una empresa con maquinaria y equipos de última generación, estamos creciendo, cuando en realidad la caja registradora apenas se mueve para cubrir los intereses de ese préstamo innecesario.

Para evitar esto, te propongo que apliques la siguiente regla: A menos de que sea estrictamente necesario el uso de una maquinaria para empezar a producir tu producto o, esta incremente tu nivel de ventas, podrás endeudarte para hacerlo.

Si este es el caso, busca si existe la alternativa de negociar con tu proveedor para pagarle con tus productos, intenta que la tasa de interés no sea muy alta y finalmente que gran parte de tus ingresos no vayan destinados a cubrir una deuda costosa.

9. Pagar publicidad en medios que no puedes medir:

¿De qué te sirve promocionar tu negocio por cientos de dólares en lugares que no puedes medir el impacto de tu campaña? Específicamente me refiero a la publicidad que ofrecen cuentas en Instagram, y otras redes sociales.

¿Qué estás buscando cuando pagas por que publiquen una imagen de tu negocio en una cuenta de Instagram con 2 millones de seguidores? Si me dices que tu objetivo es llegar a tus clientes ideales, creo que estás tirando a la basura tu dinero.

¿Por qué? Si te tomaste el trabajo de realizar un estudio de mercado, definir tu cliente con ciertas características y hábitos de consumo, no tiene sentido que pagues para llegar a millones de personas que no conoces, que no sabes cómo son sus hábitos, que no tienes idea de dónde vienen, y peor aun, que no sabes si son personas o no.

La importancia de la publicidad en un negocio:

Más que un gasto administrativo, la publicidad es una inversión que debes realizar si quieres que tu negocio crezca. La clave es cuando haces publicidad con información y datos que respalden tus decisiones.

La invitación es que inviertas en publicidad, pero de manera inteligente: Define los objetivos de tu campaña, establece qué indicadores vas a utilizar para medir el éxito de tu inversión, conoce los diferentes medios que tienes a disposición y asesórate para que puedas llegar a tus clientes potenciales.

Utiliza plataformas de publicidad como Facebook Ads y Google Adwords, las cuales te permiten invertir desde unos pocos dólares diarios, son fácilmente medibles y bastante efectivas.

Libros recomendados:

10. Comprar seguidores para tus redes sociales

No vamos a negar que las redes sociales juegan un papel fundamental en tu idea de negocio, y más en esta época donde surgen negocios innovadores todos los días.

Sin embargo, gastar dinero para crecer tu base de seguidores y mostrar a los demás que estás creciendo o que eres confiable, demuestra tu poco conocimiento respecto a las redes sociales y su manera de cómo funcionan.

¿Cuál es la explicación para que las empresas asuman estos gastos administrativos innecesariamente? Aquí tienes una teoría de por qué sucede esto:

Siempre te han dicho que entre más seguidores y lectores tengas, más exitoso eres. Lo cual no es cierto. De nada te sirve tener cien mil seguidores en tus redes, si estos no están involucrados con tu marca, si no los conoces y peor aun, si no te compran tus productos.

Así que no gastes dinero comprando seguidores que esto no va hacer que tu caja registradora se mueva. Más bien trabaja por construir una comunidad que, independientemente del tamaño, le sea fiel a tu marca y a tu producto.

Si quieres crecer orgánicamente tus redes sociales, aquí te dejo algunos consejos para ganar seguidores, los cuales se basan en la premisa de que, más allá de seguidores, lo que necesitas son clientes.

En conclusión, espero que luego de conocer estos gastos administrativos, tomes decisiones que influyan positivamente en la rentabilidad de tu negocio y te den la libertad para enfocarte en lo realmente importante de tu empresa.

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