Cómo llevar la contabilidad de un negocio en cinco pasos

Al momento de montar un negocio, independizarse o dirigir una empresa ya establecida, aprender cómo llevar la contabilidad de un negocio representa una de las claves para alcanzar el éxito empresarial.

Ya sea un negocio que apenas comienzas, una empresa pequeña o una grande, tener claro la importancia que juega la contabilidad, y el orden con el cual la manejas, termina siendo, en la gran mayoría de ocasiones, lo que diferencia un negocio exitoso de uno que fracasa.

La gran mayoría de negocios rentables tienen unas buenas bases contables que les permiten tener la liquidez, rentabilidad y unos buenos indicadores para tomar decisiones estratégicas.

Cómo llevar la contabilidad de un negocio que estás comenzando:

Los emprendedores que deciden aventurarse en abrir su propia empresa, deben conocer los aspectos básicos de cómo llevar la contabilidad de un negocio.

Aspectos como conocer, y mantener al día, los ciclos de facturaciones, las ventas concretadas, los costes de materia prima, el precio de la mano de obra, entre otros indicadores de la contabilidad financiera nos puede ahorrar muchos inconvenientes.

Para triunfar en el mundo empresarial, no solo debes tener muy buenas ideas de negocio y desarrollarlo, también debes saber cómo gestionarlo, y esto incluye aspectos tan sencillos como el manejo de facturas, gastos acumulados e impuestos por declarar (algo que se puede lograr fácilmente con programas contables)

A continuación te presentamos una serie de recomendaciones y consejos que te ayudarán a manejar contablemente tu negocio; te permitirá crecerlo, y más importante aún, ahorrarte muchos dolores de cabeza.

1. En un comienzo puedes llevar la contabilidad tú mismo:

Es posible que estés haciéndote esta pregunta. Y la respuesta es que sí puedes hacerlo. Sin embargo, a medida que tu negocio va creciendo, lo más recomendable es que cuentes con una ayuda profesional o inviertas en algún software contable.

Como emprendedor, cuando los negocios crecen y las obligaciones aumentan es casi obligatorio contar con un programa contable, o con una persona experta, que entienda cómo llevar la contabilidad de un negocio y se encargue de esta dentro de tu empresa.

¿Cuál es la manera más rápida de hacerlo? Para los pequeños negocios se puede trabajar fácilmente a través de cuadernos donde anotar, libros mayores o plantillas de Excel por medio de nuestro ordenador. Una vez que estamos dispuestos a trabajar, podemos comenzar.

2. Lo que debes tener en cuenta en la contabilidad de un negocio

Lo más básico que debes conocer como emprendedor son los ingresos y los gastos de tu negocio, esto te proporcionará información necesaria para un correcto manejo y gestión de las decisiones sobre tu empresa.

Lo mejor es que comiences por realizar un programa de facturación. Esto no solo te dará un balance de tus ingresos, gastos e impuestos pagados, sino que además te permitirá fijar la situación financiera de tu negocio y realizar proyecciones acordes a su crecimiento.

Lo recomendable es que ordenes los ingresos de tu negocio de forma cronológica, esto para constatar lo que entra diariamente en dinero hacia tu caja.

Además, siempre guarda una copia de cada operación para asegurar que tus ingresos concuerden con tu facturación al final del día, la semana o el mes.

3. Los gastos de tu negocio:

como ahorrar dinero anota tus gastos

Si bien es importante conocer los ingresos de tu negocio, entender cuáles fueron tus gastos y cómo se distribuyeron estos, es fundamental para el sostenimiento y viabilidad de tu empresa.

Dicho de otra manera, no conocer tus gastos puede llevar a tu negocio fácilmente a la quiebra.

Tener un control de gastos es necesario, puesto que estos pueden llegar a ser más complicados y numerosos que los ingresos. Desde materia prima hasta gastos en local o transporte, los gastos realizados deben ser priorizados por tu negocio.

El orden es fundamental, por lo cual debes anotar tus gastos de manera organizada y bajo diferentes categorías, ya que apuntarlos sin un orden específico puede prestarse para confusiones.

Además, siempre toma en cuenta los periodos de tiempo para evitar malentendidos. Fijar la cantidad de gastos que sufre tu empresa en determinados lapsos de tiempo te permitirán identificar inconvenientes con la misma y podrás tomar decisiones a tiempo.

Si te estás preguntando por dónde empezar, puedes calcular un total de lo gastado mensualmente en un servicio prestado a tu negocio en específico.

¿Para qué sirve esto? Para identificar las prioridades de tu negocio, los gastos excesivos y demás factores que afecten tu negocio. Entre los gastos más comunes encontrarás el transporte, el inventario, la mano de obra, los servicios, el alquiler del local, entre otros.

4. Los impuestos también cuentan:

programas contables negocio

En todos los países del mundo, cualquier negocio, franquicia o empresa registrada está sujeta a impuestos. Estos pueden llegar a acarrear muchos problemas si no son pagados a tiempo.

Desde cerrar tu negocio hasta multas elevadas, los impuestos pueden llegar a convertirse en serios inconvenientes para algunos emprendedores.

Sin embargo, mantener en orden los impuestos por pagar, los impuestos pagados y todo lo referido a ellos le garantizara seguridad a tu negocio. Anota todos tus impuestos y regístralos con las fechas en las que tienes que declarar o presentarlos.

Una carpeta o archivo con copias de tus impuestos pagados y organizados por trimestre y año te ahorrará dinero y tiempo. Normalmente los programas contables cuentan con este servicio.

5. Invierte tiempo y recursos en la contabilidad:

contabilidad de un negocio

Dedica parte de tu tiempo en poner al día todo tu papeleo contable mensualmente. No te tomará mucho tiempo hacerlo cuando utilizas programas contables robustos.

Un error común de los emprendedores es esperar cuatrimestres o un año para poner en orden el papeleo contable, lo cual se presta para confusiones y grandes pérdidas de tiempo tratando de recordar facturas y gastos pasados.

Es por esto que tener todo al día te garantizará detectar a tiempo de los problemas que pueda presentar tu negocio. Evitar este tipo de errores, y gastos innecesarios debido a sanciones, demuestra que el éxito de un negocio también depende de un buen manejo contable y una buena administración empresarial.

Libros recomendados:

Volviendo a lo básico, conocer el funcionamiento financiero de tu empresa te facilitara las cosas, y plataformas contables te ahorrarán tiempo y dinero para invertirlo en tus clientes.

Para terminar, queremos dejarte algunos consejos prácticos al momento de aprender cómo llevar la contabilidad de un negocio:

  • Mantén en anotadas todas las ventas del día.
  • Anota y organiza todos tus gastos.
  • Anota los impuestos que debes pagar con fechas de declaración y presentación.
  • Dale prioridad a tus gastos.
  • Realiza balances con tus ingresos y gastos cada semana.
  • Lleva el control de tu inventario.
  • Ten un control de los servicios que pagas (agua, luz, televisión…).
  • Guarda copias de las operaciones realizadas en tus negocios.
  • Dispón de de tiempo. Toma en cuenta que aprender cómo llevar la contabilidad de un negocio demanda tiempo, pero que es necesaria para el correcto funcionamiento de una empresa.

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