Cómo administrar un negocio pequeño con éxito en 10 pasos

Aprender cómo administrar un negocio no tiene por qué ser difícil o complicado. Al contrario, hoy en día puedes emprender proyectos y alcanzar el éxito si eres disciplinado, trabajas duro y de manera inteligente y realizas una gestión impecable.

No importa cuán grande o pequeño sea tu negocio, debes cumplir con ciertos parámetros para mantenerlo a flote; tales como encargarte de las finanzas, estudiar las ventas, o realizar cálculos importantes que eviten que tu compañía se endeude, o deje de ser un negocio rentable.

En la actualidad es muy común que los emprendedores tomen las riendas administrativas de sus empresas, puesto que ya saben qué hacer, o cuáles son los primeros pasos que deben dar a nivel empresarial para que todo marche según lo esperado.

¿Te preguntas cómo administrar un negocio?

Si te preguntas cómo administrar un negocio pequeño con éxito, pues la respuesta es bastante clara: ocupándote de sus aspectos administrativos, financieros y contables.

Los gastos, costos, ventas, e inclusive todos aquellos relacionados con el inventario, son solo algunos de los más destacados, y al encargarte de ellos serás capaz de mantenerlos en orden, lo cual tendrá repercusiones positivas en tu empresa en el corto, mediano y largo plazo.

Una buena administración puede llevarte al éxito:

Crear un negocio exitoso depende de múltiples factores, pero uno de los más importantes es la buena administración.

Esto se debe a que si no te organizas lo suficientemente bien serás incapaz de desarrollar una gestión positiva o favorable, y por lo tanto, el futuro de tu proyecto o emprendimiento podría correr peligro.

Sin embargo, en este artículo te diremos cómo administrar un negocio estratégicamente por medio de algunos consejos prácticos, funcionales y utilitarios.

Cómo administrar un negocio con éxito:

plan de negocios estructura

Saber cómo administrar un negocio es fundamental para alcanzar los objetivos planteados que garanticen la viabilidad de la empresa, su rentabilidad y crecimiento a largo plazo.

Es algo que debes dominar perfectamente si acabas de iniciar un emprendimiento, o inclusive, si ya tienes experiencia como empresario.

A continuación te explicaremos cómo administrar un negocio, paso a paso, para que puedas emprender un negocio de manera exitosa.

1. Evalúa el rendimiento del negocio:

Es necesario que realices evaluaciones constantes o periódicas sobre el rendimiento de tu empresa, ya que solo así determinarás si se están alcanzando las metas, o si existen fallas que te están alejando de ellas dramáticamente.

Lo ideal es que revises tus estrategias de planificación y calidad cada cierto tiempo, o de lo contrario, no podrás determinar si goza o no de competitividad en el mercado, o si su posicionamiento ha sido el esperado.

Al evaluar todos estos puntos estratégicos podrás tener una visión más clara de la gestión empresarial que vienes desempeñando, lo cual es sumamente importante al operar cualquier negocio.

2. ¿Cómo puedes evaluar el rendimiento de tu negocio?

Algunas de las preguntas que puedes hacerte para determinar el estado real de tu compañía son:

– ¿El público meta de tu producto o servicio sigue interesado en tu oferta?

– ¿Existen nuevos competidores directos o indirectos que le hayan restado importancia o protagonismo a tu compañía en los últimos meses?

– ¿Cómo está el volumen de ventas?, ¿se ha incrementado? o ¿ha decrecido?

– ¿Cuál es el estatus del servicio de atención al cliente?, ¿están satisfechos?, o ¿hay aspectos que necesitan una mejoría urgente?

Al contestar todas esas interrogantes se aclarará tu panorama de trabajo, y al final, serás capaz de hacer los correctivos pertinentes antes de que sea demasiado tarde.

¿Te gustaría conocer más al respecto? Tomar cursos de emprendimiento podría resultarte de gran provecho, sobre todo, porque adquirirás conocimientos más profundos y especializados que impulsarán tu gestión por todo lo alto.

3. Planifica y ejecuta buenas estrategias:

La planificación estratégica es la clave del éxito en cualquier idea de negocio.

Esto significa que no hay espacio para las improvisaciones, y por ende, debes tomarte el tiempo para definir indicadores de éxito, planes, metas y objetivos cualitativos y cuantitativos que te permitan avanzar en la dirección correcta.

Lo más recomendable es que diseñes un plan de negocio, así como un plan de marketing y publicidad que te permita mantener un alto grado de competitividad en el mercado.

De lo contrario, correrás el riesgo de perder clientes, o te resultará cada vez más difícil captar nuevos clientes potenciales.

Sin embargo, el mayor reto de los emprendedores exitosos no es diseñar todos estos planes, sino ejecutarlos y actualizarlos constantemente para que se aseguren de que todo marche con eficiencia.

4. Lleva un control del inventario:

No importa la magnitud de tu negocio, así sea pequeño debes llevar un buen control del inventario para que los procesos de producción o distribución rindan los frutos esperados.

Para ello debes registrar la cantidad de productos que tienes en el almacén, así como los que están disponibles para la venta.

Esto te permite saber a ciencia cierta cuándo debes hacer una reposición, o inclusive, te ayuda a definir la tasa de rotación de tus productos con mayor precisión.

Saber cómo administrar un negocio implica llevar un buen registro de todo, pues de esa manera evitas desabastecimientos, o inclusive, la pérdida de ventas potenciales por no contar con suficiente inventario.

Con este tipo de controles también podrás determinar el tiempo de envío por parte de los proveedores, ordenar o clasificar tus productos, o saber cuáles son las piezas que gozan de mayor aceptación en el mercado debido a que sus ventas son más elevadas.

5. Lleva un control de las ventas:

Para entender cómo administrar un negocio pequeño, o incluso, uno más grande, debes aprender sobre el registro de ventas.

Y es que arrancar una empresa o emprendimiento sin tener idea de cuánto vendes o facturas mensualmente es un preludio al fracaso.

Ver: Cómo vender un producto en 6 pasos sin tener experiencia en ventas

Además, esto es algo que puedes hacer en una hoja de cálculo con tan solo registrar los productos vendidos al final de cada jornada laboral.

Luego, al cierre del mes deberás revisar la totalidad de las ventas de cada producto para saber cuál fue el más vendido, así como para establecer la relación entre las ventas, los costos y la utilidad.

6. Mantén un control de costos:

¿Estás pensando en qué negocio montar? Sea cual sea debes definir los costos fijos, variables, directos e indirectos, con la finalidad de que sepas cómo administrar un negocio con total eficiencia.

Hay que resaltar que los costos fijos no dependen de las ventas (renta, pagos de servicios, sueldos, etc.), y que los variables dependen del producto (insumos, materia prima, entre otros).

Por su parte, los costos directos son tácitos o evidentes, como por ejemplo, los relacionados con los proveedores; mientras que los indirectos tienen que ver con el transporte, o la obsolescencia de los equipos, por solo mencionar a unos cuantos.

Llevar un registro de todos estos costos te ayudará a mantener tus cuentas claras, lo cual tendrá un impacto positivo en tu estructura financiera en el corto, mediano y largo plazo.

7. Controla el efectivo y las deudas:

Si tienes conocimientos sobre cómo administrar un negocio, entonces debes estar al tanto de cuán importante es que tenga una buena liquidez.

Esto significa que cuente con efectivo suficiente para realizar transacciones con los clientes, pagar el agua, la luz, y por supuesto, a los proveedores.

En tal sentido, debes prestarle un especial cuidado a la caja de tu empresa, pues solo así podrás saber cuánto dinero físico (o en efectivo) entra y sale a diario.

En pocas palabras, administrar el dinero de un negocio es fundamental para mantenerlo a flote, y por lo tanto, debes esforzarte al máximo por cumplir este trabajo satisfactoriamente.

Ver: Préstamos para negocios: Dónde y cómo obtener dinero para tu idea

8. Crea un modelo Canvas:

El modelo Canvas te otorga una visión general del negocio debido a que abarca cuatro aristas principales: la oferta, los clientes, la infraestructura y la viabilidad económica.

Durante su realización deberás abordar aspectos como la segmentación de mercado, los canales de distribución, la propuesta de valor de la compañía, las relaciones con tus clientes, las fuentes de ingreso y más.

¿Y qué pasa con las deudas?

Paralelamente, debes estar al tanto de las deudas que aun tienes pendientes por saldar, como el pago de sueldos o salarios, servicios, etc.

Solo así podrás determinar el número de productos que deberás vender mensualmente para dejarlas en cero de forma clara y oportuna.

Emprender un negocio requiere de mucho trabajo, esfuerzo y constancia, pero recuerda que nada es imposible y que si te esfuerzas al máximo alcanzarás tus metas más temprano que tarde.

9. Factores a tomar en cuenta para administrar un negocio:

cursos de liderazgo

Sin lugar a dudas, existen ciertos factores intangibles que influyen en la buena gestión empresarial, tales como:

El liderazgo:

John Maxwell, mejor conocido como el “padre del liderazgo”, dice que el “liderazgo es influencia”, y por lo tanto, le recomienda a los emprendedores que se conviertan en los principales líderes de sus empresas para que eventualmente estas puedan alcanzar el éxito.

Esto significa que debes mostrar interés, empatía y respeto por todo tu equipo de trabajo, a la par de motivarlos a alcanzar las metas comunes de la empresa de manera ética, seria y responsable.

También debes enseñar con el ejemplo, o de lo contrario, te resultará muy difícil exigir cambios o actitudes en otras personas que tu no puedes realizar por tus propios medios.

La satisfacción del cliente:

Bill Gates, quien es un emprendedor innato y un gran líder empresarial, considera que saber cómo administrar un negocio parte por darle al cliente lo que realmente quiere o necesita.

En alguna oportunidad dijo que “las compañías fracasan por muchas razones”, pero que una de las más frecuentes es que no son capaces de crear los productos que los clientes necesitan.

En otras palabras, no logran satisfacerlos apropiadamente, y por lo tanto, terminan fracasando estrepitosamente.

Por lo tanto, debes escuchar a tu audiencia. Pregúntate: ¿qué quiere?, ¿qué le gusta?, ¿qué necesidades están insatisfechas?, o ¿qué puedes hacer para satisfacerlas con éxito?

Además, si sigues algunos consejos de empresarios exitosos podrías contribuir a que tu compañía se acerque a sus objetivos más rápidamente, puesto que su basta experiencia empresarial habla por sí sola.

La innovación y la adaptación al cambio:

Si no eres capaz de innovar, o de adaptar tu modelo de negocio a los requerimientos actuales, pues lo más probable es que no obtengas los resultados esperados.

Steve Jobs promovía la innovación con una pasión desbordada, y siempre invitaba a las personas a cambiar, innovar, mejorar o reinventarse, indiferentemente de que lideraran proyectos o negocios de menor o mayor escala.

Si te gustaría dominar más a fondo estos, u otros elementos empresariales, entonces te recomendamos consultar libros para emprendedores que te motiven a trabajar duro, o hasta conquistar tus sueños de vida.

10. Herramientas para administrar un negocio:

como hacer una propuesta de valor

Existen múltiples programas y herramientas en el mercado para saber cómo administrar un negocio (pequeño o grande), que pueden serte de gran utilidad. A continuación te presentaremos algunos de ellos:

Point of Sale (POS):

Sirve para llevar un control más preciso de las ventas. En efecto, te dice las ventas por producto, o por pedidos, y de esa forma puedes tener un panorama más amplio sobre la actividad del negocio.

Es de gran ayuda para modelos de negocios como restaurantes, o bodegones, ya que los pedidos son bastante frecuentes, y por lo tanto, la rotación es alta.

Microsoft Excel:

Este famoso paquete de Microsoft es sumamente útil para administrar un negocio pequeño, ya que te permite crear tablas o fórmulas para llevar un control de los gastos, costos, deudas, caja o inventario.

Y solo necesitas conocimientos básicos en Excel para aprovechar todo el potencial de estas hojas de cálculo, lo cual es bastante práctico.

Aquí tienes los mejores 17 cursos de Excel para convertirte en un experto.

Programas de facturación:

Hoy en día puedes utilizar programas para gestionar las cuentas bancarias de tu negocio, así como para emitir facturas, o para administrarlo con éxito y eficiencia.

Básicamente se encargan de automatizar las tareas contables de tu compañía, lo cual maximiza los recursos y minimiza los errores numéricos significativamente.

Software de CRM:

Los software de CRM te permiten gestionar las relaciones con tus clientes de forma profesional, rápida y efectiva.

Son de gran ayuda al momento de gestionar negocios, especialmente si son grandes y requieren de mucha logística.

En esencia, son capaces de atender las interacciones entre tu empresa y sus clientes, fortaleciendo así sus factores claves, como la competitividad o sustentabilidad.

Libros recomendados:

Administra tu negocio con eficiencia:

En este punto debes tener una idea más clara sobre cómo administrar un negocio con eficiencia, pues a lo largo de esta guía te compartimos algunas recomendaciones y pasos importantes sobre el tema.

Finalmente, te invitamos a seguirlos cuanto antes para que puedes obtener los resultados esperados, y así logres que tu proyecto o emprendimiento se mantenga vigente en el mercado durante muchos años.

Continuar leyendo: Cómo administrar mi dinero: 10 Estrategias para aumentar los ingresos

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