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10 Trucos para llevar un control de gastos de tu negocio


Si estás empezando a operar un negocio, y deseas gestionar bien sus finanzas, debes realizar un control de gastos efectivo cada mes y de manera ordenada.

Esta sencilla estrategia financiera te permitirá evitar deudas o gastos innecesarios, y te ayudará a incrementar la rentabilidad de tu empresa en el corto, mediano y largo plazo.

Saber en qué se gasta el dinero es crucial para evitar derroches con tu dinero, al igual que sirve para planificar o desarrollar una buena gestión empresarial.

Cómo llevar un control de gastos de tu empresa: 

En este artículo vamos a compartirte 10 trucos valiosos para llevar un control de gastos serio, oportuno y responsable para tu negocio.

Aunque existen distintos tipos de empresas, la verdad es que todas necesitan administrar bien sus gastos para seguir operando en el mercado con éxito.

Entonces, si has emprendido un negocio y deseas aumentar su rentabilidad progresivamente no dudes en controlar bien sus gastos con los consejos que te compartiremos en esta guía.

1. Clasifica los tipos de gastos de tu negocio

El punto de partida para llevar un buen control de gastos de tu negocio consiste en identificarlos y clasificarlos correctamente.

Una forma fácil de hacerlo es dividiéndolos según su naturaleza. Por ejemplo, puedes agruparlos como gastos variables, fijos, mixtos, marginales o indirectos, y así sabrás muy bien cuáles son y a qué actividad se refieren.

Para ello es necesario que estés familiarizado con dichos tipos de gastos, y por lo tanto, te los explicaremos brevemente:

Gastos fijos:

Los gastos fijos se refieren a los pagos que debe realizar tu empresa obligatoriamente para continuar operando en el mercado. Los más comunes son:

  1. Pago de nóminas.
  2. Alquileres de locales, almacenes, oficinas, etc.
  3. Pólizas de seguros.
  4. Pagos de impuestos o tasas.
  5. Servicios básicos (electricidad, Internet, telefonía móvil o fija, etc.)

Gastos variables:

Son aquellos que se vinculan a la actividad que realiza la compañía. En palabras sencillas: dependen del tipo de actividad, o de la naturaleza de las inversiones que realiza la empresa.

Esto se traduce en que estos gastos varían según el tipo de negocio que tengas. De modo que deberás definir bien este aspecto para luego desglosar tus gastos variables con éxito.

Si no tienes claro por donde empezar podemos darte un ejemplo rápido y sencillo. Piensa en lo siguiente: ¿a qué se dedica tu empresa?, ¿a la producción de bienes?, ¿al sector manufacturero?, ¿a la prestación de servicios?, ¿es un negocio que genera ingresos por internet?

Una vez que identifiques este aspecto estarás capacitado para identificar y clasificar los gastos variables de tu negocio satisfactoriamente.

Gastos marginales:

Un gasto marginal se entiende como un gasto excedente. Supongamos que tienes una empresa de producción y compras más materia prima de la que realmente necesitas.

Eso se entendería como un gasto marginal, y por lo tanto, deberás clasificarlo dentro de este grupo para mantener todo en orden, y poder tomar decisiones financieras basándote en estos datos.

Gastos mixtos:

Resultan al combinar los gastos fijos con los variables. Uno de los más emblemáticos sería el pago que deberá hacer tu empresa en caso de que un proveedor decida incrementar el costo de las cuotas ya establecidas.

Gastos indirectos

Estos gastos están vinculados con el negocio, pero no inciden en su proceso productivo directamente. Un buen ejemplo serían los gastos administrativos.

2. Analiza los gastos y toma decisiones:

Cuando hayas identificado y clasificado los gastos de tu compañía estarás listo para dar el siguiente paso.

Este consiste en analizar dichos gastos y tomar los correctivos pertinentes, -en caso de ser necesario-, para mantener una buena administración de tu negocio en el corto, mediano y largo plazo.

Analizar los gastos de tu empresa a profundidad es vital para tomar las mejores decisiones de negocio. Para ello deberás preguntarte lo siguiente:

  • ¿Identificaste gastos innecesarios o que, sencillamente, no le aportan nada a la empresa?

De ser así debes eliminarlos de tus próximos pagos para gestionar tus recursos oportunamente.

  • ¿Consideras que existen costes que pudieses abaratar?

Generalmente existen pagos que pueden sustituirse por otros menos costosos. Lo ideal es que negocies estos costes con el personal competente para que evalúes si puedes abaratarlos un poco.

Por ejemplo, puedes conversar con tus proveedores para intentar negociar rebajas o descuentos especiales, o también puedes evaluar otras alternativas para reducir los costes de almacenamiento, en caso de manejar inventarios.

  • ¿Hay gastos que fluctúan entre un mes y otro?

Es posible que al analizar los gastos de tu negocio notes que algunos fluctúan entre un mes y otro. Puede ser que unos meses se reduzcan y otros meses se incrementen, en lugar de permanecer estáticos o invariables.

En este caso tu trabajo consiste en identificar qué está causando dicha fluctuación para luego decidir si esto te permitiría reducir costes puntuales.

3. Define un presupuesto anualizado

La mejor manera de evitar gastos administrativos innecesarios, o en definitiva, cualquier otro gasto que no le aporte un valor real a la empresa, consiste en mantener un buen control de gastos.

Para esto necesitarás definir un presupuesto de trabajo anualizado. Este reflejará lo que se debe hacer y cuánto dinero hay disponible para alcanzar los objetivos del negocio sin comprometer sus finanzas.

¿Te preguntas por dónde empezar? Una buena recomendación es promediar los gastos empresariales que has tenido en el último año y luego analizarlos tanto mensual como trimestralmente.

Esta información te servirá para desarrollar el presupuesto del siguiente año de manera consciente y asertiva.

Tan solo recuerda establecer partidas y realizar una correcta previsión de gastos para que mantengas tus cuentas a ralla.

La importancia de los presupuestos empresariales:

Los presupuestos te mantienen alejado de la improvisación, te ayudan a mantenerte enfocado, y sobre todo, te permiten gestionar el dinero con eficiencia.

Si diseñas un presupuesto realista y ajustado a la naturaleza de tu negocio podrías evitar deudas innecesarias y acercarte cada vez más a tu meta empresarial.

4. Digitaliza los gastos de tu empresa

Atrás quedaron los años en los que debías llevar todas las cuentas y registros de tu negocio de manera manual.

En la actualidad existen muchas herramientas digitales e informáticas que te facilitan este proceso al máximo.

Tanto así que ni siquiera necesitas tener conocimientos avanzados en Finanzas, Contabilidad o Administración para digitalizar tus cuentas, o llevar un correcto control de gastos.

Si tienes un pequeño negocio podrías comenzar utilizando hojas de Excel (aquí te compartimos los mejores cursos de Excel online) para mantener tus registros contables organizados y actualizados.

Pero cuando tu empresa comience a expandirse deberías utilizar un software contable para minimizar el margen de errores o los malos cálculos.

El registro de los gastos es muy importante:

En todo caso, debes asegurarte de llevar un registro periódico de los siguientes documentos:

  • Facturas de proveedores
  • Tickets de compras
  • Gastos
  • Desembolsos

Indiscutiblemente, deberás registrar todos los gastos vinculados a tu empresa que identificaste y clasificaste en el primer paso que te compartimos en este artículo.

La digitalización y automatización de esta data te ahorrará tiempo y recursos, pero si recién estás arrancando a emprender un negocio, puedes llevar un control de gastos manual sin ningún problema.

5. Analiza a tu recurso humano

Quizás este truco de control de gastos te parezca un poco raro, pero lo cierto es que no deberías subestimarlo.

¿Te preguntas en qué sentido mejorarían tus gastos tras analizar los perfiles de tus empleados?

La respuesta es simple: cuando identificas el perfil profesional de las personas que integran los distintos departamentos de tu empresa eres capaz de identificar cuál de ellos gasta más dinero.

Libros recomendados:

Por ejemplo, el departamento de marketing tiende a ser uno de los más costosos porque su equipo viaja con frecuencia, atiende a seminarios locales e internacionales, demanda la subcontratación de investigaciones de mercado, etc.

Tener este tipo de información clara es fundamental para detectar desviaciones o cambios injustificados en los gastos de tu negocio.

De modo que este análisis departamental representa una tarea muy relevante, y por ende, deberías asegurarte de completarla periódicamente.

6. Flexibiliza la estructura de costos

Muchas veces es factible convertir algunos gastos fijos en gastos variables para flexibilizar un poco la estructura de costos.

Un claro ejemplo de esto consiste en subcontratar algunos servicios u operaciones puntuales, e inclusive, en contratar personal para tu empresa de manera temporal y no permanente.

Sin embargo, esta variabilidad en los gastos dependerá de tu tipo de negocio y de los cambios que deseas ejecutar para que el control de gastos sea más efectivo.

Ver: Cómo hacerse autónomo en 10 pasos y obtener tus primeros clientes

7. Establece una provisión para casos puntuales

Cuando estés trabajando en el presupuesto de tu compañía deberás asegurarte de incluir una provisión especial para hacerle frente a aquellos gastos adicionales que podrían suscitarse en algún momento.

Algunos ejemplos de estos serían los gastos derivados de un proceso de litigio, de una indemnización, o inclusive, de una deuda tributaria.

Si tienes una provisión para cubrir estos gastos estarás actuando en función de tu presupuesto y de esta forma tu control de gastos no sufrirá alteraciones de ningún tipo.

8. Realiza negociaciones periódicas con tus proveedores

Negociar con tus proveedores puede ahorrarte mucho dinero, bien sea que estés arrancando con tu empresa, o que ya tengas tiempo operando en el mercado.

Todo lo que debes hacer es mantener una buena relación con ellos, así como una comunicación asertiva, para entablar acuerdos que beneficien a ambas partes. Trata de:

  • Evaluar los contratos con tus proveedores de forma regular.
  • Analizar la posibilidad de que te ofrezcan más descuentos en los productos que te proveen.
  • Negociar condiciones de pago.

Según un reporte de Microsoft, el hecho de que el mercado actual sea tan competitivo no siempre juega en tu contra.

Hoy en día es muy factible conseguir nuevos proveedores que estén dispuestos a ofrecerte mejores precios de forma rápida y segura (en caso de que los actuales no estén dispuestos a cooperar contigo).

9. Incentiva el ahorro

Si no te cercioras de que tus empleados estén en sintonía con tus objetivos empresariales te resultará muy difícil evitar que derrochen el dinero desde sus respectivos departamentos laborales.

De modo que te tocará poner en práctica tus habilidades de liderazgo e incentivar a tu personal para que utilicen los recursos con consciencia y eficiencia.

Al fomentar una cultura ahorrativa, enseñándole a tu equipo cómo ahorrar dinero en un entorno empresarial, tus empleados serán más propensos a respetar el control de gastos, lo cual es muy positivo en el plano financiero.

10. Premia al talento humano

Si eres un buen jefe, o aspiras serlo en un futuro inmediato, debes tener claro que tus empleados son tu tesoro más preciado.

Por lo tanto, debes preocuparte por ellos, motivarlos, ayudarlos e involucrarlos en todos tus proyectos. Si logras que ellos se sientan valorados y respetados dentro de la empresa obtendrás los siguientes beneficios:

  • Incrementarás sus niveles de productividad.
  • Alcanzarás los objetivos empresariales en el tiempo estimado.
  • Los motivarás a ahorrar y a gestionar bien el dinero (esto favorecerá al control de gastos).

Lo más sabio es que premies a aquellos empleados que tengan la iniciativa de ahorrar o reducir gastos en la empresa constantemente.

Puedes ofrecerles una recompensa monetaria para incentivarlos a aportar soluciones útiles e interesantes que eviten los gastos innecesarios e incrementen la rentabilidad de la compañía.

Cómo elaborar un informe de control de gastos

como llevar un control de gastos efectivo

Por lo general en los pequeños negocios se elabora un informe mensual de control de gastos e ingresos. Se trata de un documento corto, preciso y conciso que te facilitará el análisis de los datos de manera mensual.

Su finalidad es que puedas entender, (con tan solo darle una ojeada), cuáles son los gastos e ingresos en los que incurre la compañía mes tras mes.

A continuación te explicaremos cómo elaborar dicho informe paso por paso:

Crea columnas de datos

Puedes elaborar este informe en Excel sin complicaciones. Lo primero que debes hacer es crear una columna para cada mes, o para cada ejercicio contable.

De esta forma podrás analizar muy bien las tendencias de cada partida, así como la evolución que van registrando mensualmente.

Crea filas para los gastos e ingresos

Incluye el total de gastos fijos, variables, mixtos, etc., así como la totalidad de los ingresos registrados en el mes.

Registra los ingresos extraordinarios

Si durante el mes que estás auditando se registraron gastos extraordinarios también deberás totalizarlos y registrarlos en una fila propia.

Totaliza los resultados

Haz los respectivos cálculos y registra el resultado final del control de gastos del mes que corresponde.

Aquí puedes descargar un modelo de informe de control de gastos en Excel para tu negocio (esta herramienta te facilitará todo el trabajo, en especial si no has elaborado este documento con anterioridad).

Descargar plantilla control de gastos

El control de gastos tiene muchos beneficios

Llevar un control de gastos de tu negocio es vital para que todo funcione correctamente a nivel administrativo.

Recuerda que puedes completar este trabajo por cuenta propia con solo usar una plantilla de Excel, y que si analizas los gastos periódicamente evitarás despilfarrar el dinero de tu empresa en el corto, mediano y largo plazo.

Continuar leyendo: 70 Negocios rentables que requieren poco dinero

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